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10 mejores prácticas que necesitas saber

Aquí hay algo que no puede esperar que una plataforma de atención al cliente diga abiertamente: puede hacerlo bastante bien usando Gmail para la atención al cliente.

De hecho, muchos clientes que vinieron a Groove en el pasado usaron Gmail para recibir atención al cliente. (Además, muchas pequeñas empresas con las que hablamos en realidad no necesitan software de atención al cliente).

¿Porque? Porque si está buscando la funcionalidad de correo electrónico, no es mejor que Gmail.

Para obtener soporte, el truco es saber cuándo lo ha pasado, antes de que sus clientes comiencen a sufrir.

Entonces, ¿necesita un sistema de atención al cliente? ¿O es suficiente Gmail? Y si es así, ¿cómo se aprovecha al máximo?

Cómo organizar Gmail para atención al cliente

Esta publicación cubre las 10 mejores prácticas y las instrucciones detalladas para cada una. Es mucho con lo que lidiar en una sesión.

Si desea descargar todo como una guía completa, puede tomarlo todo aquí. ¿Cuándo es Gmail la opción correcta para la atención al cliente?

Aquí hay un criterio simple:

Cuando una persona administra la asistencia en su negocio, Gmail es todo lo que necesita.

A continuación encontrará varias estrategias de colaboración sobre cómo organizar las cuentas de Gmail para obtener soporte, pero comprenda que todas son soluciones alternativas.

Gmail no es ideal para equipos de agentes de atención al cliente. Tampoco es ideal para compañías en expansión que siempre contratan nuevos empleados de apoyo para mantenerse al día con el crecimiento.

Pero, para empresas individuales o si hay quizás dos personas en su empresa que manejan todas las solicitudes de soporte, Gmail para soporte al cliente puede ser una gran opción.

Cómo organizar Gmail para atención al cliente

Crear un correo electrónico de cuenta de soporte dedicado
Organizar con categorías frente a etiquetas y filtros.
Administre prioridades más fácilmente con «estrellas»
Haga un seguimiento de las solicitudes por actividad y haga listas
Agrupe clientes importantes en Gmail por remitente
Colaborar (un poco) mejor a través de la delegación
Acelera tu trabajo conociendo los atajos
Contacta directamente por chat y teléfono
Reenviar automáticamente con filtros de reenvío
Encuentre complementos y aplicaciones que se ajusten a su proceso

1. Cree un correo electrónico de cuenta de soporte dedicado

Es tentador utilizar su correo electrónico personal, el asociado con su empresa (su correo electrónico personal profesional) para obtener asistencia, especialmente si acaba de comenzar.

Pero una dirección de correo electrónico de soporte dedicado es una mejor idea, por una variedad de razones.

Hay dos maneras de hacer esto.

Opción 1: crear una nueva cuenta de correo electrónico

Establecer una nueva cuenta de correo electrónico es tan simple como agregar un nuevo usuario a su organización de G Suite.

Para agregar una nueva cuenta, inicie sesión en G Suite como administrador, abra la página Usuarios y «Agregar un nuevo usuario».

Por nombre y apellido, elija Soporte y Cuenta.

Al seleccionar «Agregar nuevo usuario» se creará una cuenta support@yourcompany.com que puede usar para todos los correos electrónicos de soporte.

Una nueva cuenta tiene varias ventajas sobre el uso de un alias (que analizaré en breve):

Registre un historial completo de correos electrónicos de soporte en una cuenta
Simplifica la transferencia de la propiedad de los medios a otra persona.

Esta es la opción a elegir si espera que su empresa crezca con el tiempo.

Opción 2: configurar un alias para una cuenta de correo electrónico existente

Puede establecer fácilmente hasta 30 alias para cualquier cuenta de correo electrónico de G Suite.

Para crear un alias:

Desde la página de inicio de la Consola del administrador, vaya a Usuarios.
En la lista Usuarios, busque el usuario. Si necesita ayuda, consulte Buscar una cuenta de usuario.
Haga clic en el nombre del usuario para abrir la página de su cuenta.
Haga clic en Información del usuario …

Puedes leer el articulo completo (en ingles) Aquí

Sobre Judith Nuñez

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