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Cómo escribir actas de reuniones efectivas

Las reuniones pueden desafiar nuestro objetivo, por decirlo suavemente. Es por eso que las minutas de las reuniones son cruciales. Los buenos minutos ayudan a todos a recordar lo que se dijo, realizar un seguimiento de cualquier decisión y aclarar los elementos de acción. Sin ellos, puede surgir confusión mientras la atención de todos comienza a disminuir.

Si tomar el acta de las reuniones es su responsabilidad, sin duda ha enfrentado el eterno dilema: escribe muy poco y corre el riesgo de perder un detalle vital. Escribe demasiado y ensilla a tus colegas con la desafortunada tarea de separar lo que es importante de lo que es totalmente irrelevante. Asumiendo que no desea torturar intencionalmente a sus colegas, aquí hay cinco estrategias para ayudarlo a capturar lo esencial y hacer que sus minutos de reunión sean más efectivos.

1. Establecer una agenda

¿Alguna vez has estado en una reunión que se ha alejado tanto del tema que silenciosamente pediste en el universo cuando esto termina? Nosotros también Una buena agenda es útil aquí. De acuerdo con el dr. Tabitha Hart, de la Universidad Estatal de San José, las agendas dan estructura a sus reuniones. Esto ayuda a todos a enfocarse en lo que importa, para que no tenga que pasar por tantas ideas irrelevantes mientras toma minutos.

Para crear la agenda, tenga en cuenta cada paso de la reunión y asegúrese de que cada elemento sea:

Específico y realista en el contexto de la reunión.
Orientado a resultados y ayuda a guiar la discusión
Otorgado una cantidad razonable de tiempo de discusión

2. Use una aplicación confiable para tomar notas

No siempre está claro en medio de una reunión cómo estructurar las ideas de todos en la página. Escribir a mano las actas de la reunión hace que sea difícil reorganizarlas más tarde. El uso de una aplicación confiable para tomar notas como Evernote hará que los minutos sean mucho más eficientes y garantizará que los detalles de la reunión sean legibles y fáciles de actualizar. Podrá grabar rápidamente minutos y compartir información con colegas, así como buscar notas anteriores.

3. Incluya algunos componentes clave en todas las minutas de la reunión

Los minutos deben ser claros de un vistazo, para que cualquiera que los lea días o semanas después pueda encontrar rápidamente lo que necesita. Para lograr esto, incluya:

Los nombres de todos los participantes en la reunión.
Los ítems en la agenda
Un calendario de plazos y elementos de acción.
Los puntos principales de la discusión.
Cualquier decisión tomada en la reunión

4. Piensa en el futuro

Esta es una estrategia simple pero poderosa para ayudarlo a evitar fácilmente la trampa de romper cada pequeño detalle. Mientras se toma unos minutos, pregúntese si lo que está escribiendo importará en el futuro; de lo contrario, no lo haga. Resuma las conversaciones si son realmente importantes y mantenga las emociones fuera de sus notas.

5. No tengas miedo de hablar

Estás tomando minutos en una reunión y alguien usa una palabra clave o una abreviatura que nunca has escuchado antes, o tal vez no son tan articulados como podrían ser. ¿Se pregunta y pide aclaraciones? Sí! Como registrador de las actas de la reunión, puede ser intimidante pausar la conversación. Sin embargo, debe hablar si no está seguro de lo que alguien ha dicho o de lo que el grupo acaba de discutir. Si has vuelto, probablemente no seas el único.

Aquí hay algunas frases que pueden ayudar a todos a encontrar la misma página:

"Creo que acabas de decir [declaración]. ¿Es eso correcto?
"Lo siento si estoy detrás de la curva aquí, pero ¿podrías aclarar [concepto]?"
"No estoy seguro de seguir esta parte de la conversación. ¿Podría resumir lo que dijo sobre [concepto]?"
"Pido disculpas si esto es …

Puedes leer el articulo completo (en ingles) Aquí

Sobre Judith Nuñez

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