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Cómo escribir las actas de una reunión efectiva

Las reuniones pueden poner a prueba nuestra atención, por decirlo suavemente. Por eso los minutos de las reuniones son cruciales. Los buenos minutos ayudan a todos a recordar lo que se ha dicho, hacer un seguimiento de las decisiones y aclarar las acciones. Sin ellos, la confusión puede comenzar cuando la atención de todos comienza a caer. Si tomar una reunión verbal es su responsabilidad, indudablemente ha enfrentado el dilema eterno: escribe muy poco y se arriesga a perder un detalle vital. Escribe demasiado y ensilla a tus colegas con la triste tarea de separar lo que es importante de lo que es totalmente irrelevante. Suponiendo que no quiera torturar voluntariamente a sus compañeros de trabajo, aquí hay cinco estrategias para ayudarlo a capturar lo esencial y hacer que sus actas de reunión sean más efectivas. 1. Arregle una agenda ¿Alguna vez ha estado en una reunión que se ha alejado tanto del tema que pidió en silencio en el universo, cuando terminará este fin? Nosotros tambien Aquí es donde una buena agenda es útil. Según la Dra. Tabitha Hart de la Universidad Estatal de San José, las agendas dan estructura a sus reuniones. Esto ayuda a que todos se centren en lo que importa, para que no tenga que perder muchas ideas irrelevantes mientras toma minutos. Para crear su agenda, escriba cada paso de su reunión y asegúrese de que cada elemento sea específico y realista en el ámbito de las reuniones orientadas a la reunión y guíe la discusión. Asigne una cantidad razonable de tiempo de discusión2. Use una aplicación confiable para tomar notas. No siempre está claro, en medio de una reunión, cómo deben estructurarse las ideas de todos en la página. Escribir las actas de la reunión hace que sea difícil reorganizarlas más tarde. El uso de una aplicación de portapapeles confiable como Evernote hará que los minutos sean mucho más eficientes y garantizará que los detalles de la reunión sean legibles y fáciles de actualizar. Podrá grabar rápidamente minutos y compartir información con sus compañeros de trabajo, así como buscar notas anteriores. 3. Incluya algunos componentes clave en todos los minutos de la reunión. Los minutos deben estar claros de un vistazo, para que cualquier persona que los lea días o semanas más tarde pueda encontrar rápidamente lo que necesita. Para lograr este objetivo, incluya: Los nombres de todos los participantes en la reuniónLos puntos en la agenda Un calendario de fechas y acciones de vencimiento Las fases principales de la discusión Todas las decisiones tomadas durante la reunión4. Piense en el futuro Esta es una estrategia simple pero poderosa para ayudarlo a evitar fácilmente la trampa de eliminar cada pequeño detalle. Mientras toma minutos, pregúntese si lo que está escribiendo será importante en el futuro, de lo contrario, déjelo salir. Resuma las conversaciones si son realmente importantes y mantenga las emociones fuera de sus notas. 5. No tenga miedo de hablar. Está tomando minutos en una reunión y alguien usa una palabra clave o una abreviatura que nunca antes ha escuchado, o tal vez no sean tan explícitos como podrían ser. ¿Juegas y pides aclaración? Sí! Como registrador de las actas de la reunión, puede ser intimidante interrumpir la conversación. Sin embargo, debe hablar si no está seguro de lo que alguien dijo o de lo que el grupo acaba de discutir. Si estás detrás, probablemente no eres el único. Aquí hay algunas frases que pueden ayudar a que todos estén en la misma página: "Creo que acabas de decir [statement]. ¿Es correcto?" "Lo siento si estoy detrás de la curva aquí, pero ¿podrías aclarar [concept]?" "No estoy seguro siga esta parte de la conversación. ¿Podría resumir lo que dijo [concept]? "" Pido disculpas si esto es obvio para todos, …

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