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Ejemplo de un correo electrónico de respuesta automática para servicio al cliente: un modelo personalizado

Ya sea que se trate de un nuevo suscriptor, una suscripción reciente o un cliente existente, la forma en que usa la automatización del marketing por correo electrónico puede establecer o interrumpir su relación con su negocio. Especialmente la atención al cliente.

Si alguna vez se ha registrado en una página de destino, dado su dirección de correo electrónico a cambio de un seminario web o dejado un carrito abandonado, entonces lo ha visto.

El autoresponder de correo electrónico frío e impersonal que, en un momento, deja en claro que no eres una persona, sino un punto de datos.

Peor aún, si alguna vez solicitó ayuda y recibió un correo electrónico robótico con una respuesta automática, el insulto aumenta.

Al ser reducido a un número de ticket, un engranaje en la máquina de una lista de correos electrónicos desalmados de atención al cliente, pone a prueba la experiencia del cliente cuando más importa.

Y sin embargo … las respuestas automáticas son una necesidad absoluta.

Averigüemos cómo escribir un autoresponder de correo electrónico efectivo, personal y efectivo para el servicio al cliente.

Ejemplo de respuesta automática por correo electrónico: una plantilla que puede comenzar a usar de inmediato

El siguiente ejemplo está adaptado del autoresponder real que enviamos aquí a Groove. He simplificado e incluido el texto completo para que pueda copiarlo incluso si ejecuta el soporte a través de Gmail, Outlook u otro proveedor de servicios de correo electrónico.

(Después del ejemplo, le mostraré cómo configurar la respuesta automática como un correo electrónico fuera de la oficina o "Plantilla" en Gmail).

Línea temática:

Entendemos – RE: (subject_line)

Ejemplo de correo electrónico con respuesta automática:

Hola (primer nombre)

¡Muchas gracias por contactarnos! Esta respuesta automática es solo para hacerle saber …

Hemos recibido su correo electrónico y le responderemos lo antes posible con una respuesta (humana). Durante (business_hours) generalmente dentro de un par de horas. Tarde y fin de semana pueden tardar un poco más.

Si tiene preguntas generales sobre (producto), consulte nuestra (base de conocimiento) para obtener procedimientos detallados y respuestas a las preguntas frecuentes.

Si tiene más información que cree que puede ayudarnos a ayudarlo, no dude en responder a este correo electrónico.

¡Esperamos chatear pronto!

saludos,

(Agent_name) (agent_headshot)

Elementos de firma opcionales:

Para las pequeñas empresas cuyos clientes a menudo requieren asistencia inmediata, agregue también su número de teléfono. Solo asegúrese de establecer expectativas claras sobre el tiempo de respuesta al número de teléfono y cómo lo seguirán si dejan un mensaje de voz.

También puede considerar agregar enlaces de redes sociales, pero solo si está listo para manejar solicitudes de servicio en esos canales.

Para las empresas de comercio electrónico, siempre incluya un enlace al pedido más reciente del cliente junto con los enlaces de envío para que puedan rastrear la entrega, así como las instrucciones de devolución e intercambio.

Finalmente, si ejecuta el soporte a través de una herramienta de marketing por correo electrónico, no olvide que proveedores como MailChimp, Aweber, ConstantContact y GetResponse agregarán automáticamente un enlace para cancelar la suscripción (al igual que cualquier otra campaña de marketing por correo electrónico o secuencia de goteo) .

Tenga cuidado cuando dependa de este tipo de plataformas; Algunas cuentas de correo electrónico enviarán cualquier serie de correos electrónicos que incluyan la palabra "cancelar suscripción" directamente en la carpeta de correo no deseado o en las promociones de los clientes. Esto puede reducir drásticamente las tasas de apertura e incluso la entrega.

Cómo configurar la respuesta automática en Gmail y Groove

Ya sea que tenga un plan gratuito o un plan pago a través de GSuite, Gmail le ofrece solo dos opciones para crear una respuesta automática dentro de su cuenta de correo electrónico.

Primero, el ajuste "Vacaciones" en …

Puedes leer el articulo completo (en ingles) Aquí

Sobre Judith Nuñez

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