Cuando crea un modelo, es una de las cosas más importantes que puede hacer. Una plantilla puede requerir solo un poco de trabajo, pero cuando la usa una y otra vez, continúa dando sus frutos. Pero eso es sólo si lo haces bien. Si se equivoca en el modelo, puede cambiar el servicio al cliente. Después de todo, ningún cliente quiere ver un correo electrónico que comience con… Hola David,… cuando su nombre es Jessica. Pero una buena plantilla de correo electrónico de soporte va más allá de la personalización. Requiere una sensación de calor humano. Requiere sencillez.
Requiere claridad, pero con espacio para personalizarlo si es necesario. Es por eso que hemos elaborado una guía para ayudarlo a navegar por el mundo de las plantillas de correo electrónico de soporte de 2022. También hemos reunido algunos ejemplos de plantillas que lo hacen de la manera correcta para que pueda ver cómo se hace. Cómo escribir mejor los correos electrónicos de «recibimos su solicitud» Primero: Necesitamos hablar sobre los tipos de correos electrónicos que debe escribir a los clientes para que quieran leer lo que tiene que decir.
Esto comienza con algunos principios básicos que querrá incorporar en casi cualquier plantilla de correo electrónico que cree: calidez humana. Notarás que seguimos repitiendo esta palabra «humano». ¿Cuál es el problema? Es porque se supone que los correos electrónicos de servicio al cliente reflejan el tipo de calidez que solo puede ser escrito por un ser humano. ¡Intenta inyectarnos algo de «voz»! Esto es lo que no debe hacer: Estimado cliente, hemos recibido su solicitud. Ahora eres el número de billete 93209482390.
Espere nuestra respuesta ya que muchos de nuestros representantes de servicio al cliente están ayudando a otras personas actualmente. No hay nada en ese mensaje que sugiera que fue escrito por una persona con una muñeca. En su lugar, entre solo con una o dos notas que demuestren que fue una persona la que creó este modelo. La gente está dispuesta a perdonar a las modelos si muestran tu lado humano.
Considere esta carta escrita que el legendario comediante John Cleese enviaría a sus fans: Queridos [Name], me temo que soy demasiado importante para escribir notas a personas como tú. Por favor, recuerde que soy muy muy muy muy muy muy importante.
El humor obvio es que Cleese se presenta a sí misma como una celebridad fría y engreída que no se molesta en escribir una carta. Pero como está claro que pensó en crear la broma, vemos su lado humano. A pesar de sus mejores esfuerzos. Hacer que el cliente se sienta apreciado. Volvamos a nuestro ejemplo de un correo electrónico de «Recibo» de atención al cliente frío y seco. Tenga en cuenta la primera línea: «Su solicitud ha sido recibida». Suena como algo que la computadora de Star Trek podría decir. Para empezar con el pie derecho, podrías probar un modelo como este: Dear [Customer name]
¡Gracias por contactarnos! Esperamos poder ayudarle con su problema lo antes posible. Por ahora, tenga a mano su número de boleto: 3483920483920. Solo esa tarjeta de agradecimiento rápida es suficiente para comunicar cordialidad, para empezar. Pero también permite que los clientes sepan que usted valora su tiempo. Al darles las gracias por crear más trabajo para usted, prepara el escenario para la relación: son clientes valiosos y usted está aquí para ayudar. Tenga en cuenta que también hay referencias a los humanos detrás del servicio al cliente. Al decir «nosotros» y «somos», establece que hay personas reales detrás del ticket que se generó. Sea lo más personal posible. Tú lo notarás …
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