Home / Negocios / Usar una bandeja de entrada compartida de Gmail para equipos

Usar una bandeja de entrada compartida de Gmail para equipos

De acuerdo, no hemos calculado las horas exactas. Pero suponiendo que nuestro equipo de 20 personas haya pasado tan solo una hora al día buscando a tientas en una bandeja de entrada compartida de Gmail durante los últimos 8 años, nos hemos ahorrado años de trabajo.

Uno de nuestros valores fundamentales fue «poco a poco».

Hemos estado ahorrando y ahorrando para mantener nuestros ingresos en negro.

Las «soluciones alternativas» y los «trucos» eran parte de nuestra práctica diaria.

Usamos Gmail para todo cuando comenzamos esta empresa, sí, incluso para la atención al cliente, principalmente porque la plataforma de soporte de Groove aún no existía, pero también porque era barata y fácil.

Sin embargo, imaginamos una empresa futura en la que no necesitáramos aumentar nuestros recursos.

Tan pronto como nuestro producto de bandeja de entrada inicial estuvo listo, dejamos de usar una bandeja de entrada compartida improvisada en Gmail.

Desde entonces, hemos podido contratar miembros del equipo de atención al cliente dedicados, crear un flujo de trabajo eficaz para que los ingenieros resuelvan informes de errores y crear informes para ver los comentarios de los clientes en tiempo real sobre nuestros productos y funciones.

La ironía es que, al salir de la bandeja de entrada compartida gratuita de Gmail, terminamos ahorrando (y ganando) más dinero.

Veremos cómo lo hicimos y cuándo supimos que era hora de irnos.

Cuando nos dimos cuenta de que era hora de dejar de usar Gmail como bandeja de entrada compartida

Francamente, el momento en que la «bandeja de entrada compartida de Gmail» de Google es probablemente la señal de que debe dejar de usar Gmail.

Tu negocio está cambiando, todavía queda mucho trabajo por hacer. Tiene curiosidad y es optimista acerca de explorar nuevas soluciones.

Tal vez esté considerando contratar y no está seguro de cómo terminaría en su bandeja de entrada. Hasta ahora ha respondido personalmente a los correos electrónicos support@mybiz.com. No querrás soltar las riendas por completo. Pero, ¿es posible dar acceso a alguien a su bandeja de entrada de Gmail? ¿Cómo funcionaría?

O quizás ya hayas realizado este paso. Tiene varias personas iniciando sesión en la misma cuenta y … no funciona correctamente.

Gmail no está hecho para colaborar. Para el correo electrónico personal, es genial y fácil. Pero al monitorear los correos electrónicos comerciales compartidos (como ventas @, soporte @, información @), se pierden las funciones necesarias que solo una verdadera bandeja de entrada compartida proporciona.

Estos cinco pasos en falso indicaron que era necesario un cambio para nosotros: le mostraremos cómo el software de bandeja de entrada colaborativa los resolvió todos.

Enviamos accidentalmente varias respuestas a la misma pregunta

La forma más hacker de «compartir» una cuenta de Gmail es agregar delegados. Gmail permite hasta 25 delegados por cuenta. Esto significa que puede otorgar acceso a un asistente, primeras contrataciones, representantes de ventas o de soporte para que todos puedan responder a los correos electrónicos de la misma cuenta.

Pero esto puede volverse rebelde rápidamente. No sabrá quién está respondiendo a qué correo electrónico ni cuándo.

La detección de colisiones resuelve este problema en un buzón compartido exitoso. Puede ver fácilmente si alguien ya está respondiendo a una conversación para evitar respuestas dobles embarazosas.

El hermanamiento no es agradable cuando intentas dirigir un negocio. Obtén Groove para no enviar más respuestas dobles accidentales. Hemos perdido la pista de los correos electrónicos.

No es realista (ni productivo) mirar su bandeja de entrada todo el día y responder a nuevas solicitudes tan pronto como llegan. Inevitablemente, algunos correos electrónicos se responden rápidamente, otros se eclipsan.

Organizar estos diversos tipos de solicitudes y asegurarse de que cada una tenga una resolución completa era casi imposible con Gmail.

Usando la Bandeja de entrada compartida de Groove, sabemos dónde está cada conversación marcándola como Abierta, Diferida o …

Puedes leer el articulo completo (en ingles) Aquí

Sobre Judith Nuñez

Check Also

Desbloqueando el futuro de Evernote | Blog de Evernote

Hoy lanzamos el nuevo Evernote para iOS. Este hito marca el primero de una serie …

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

A %d blogueros les gusta esto: